Reuniões de trabalho no Hotel Paranoa

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Reuniões de trabalho no Hotel Paranoa

Fazer reuniões não é fácil. É comum que muitas delas se tornem

sejam longas demais, gerem discussões acaloradas sobre detalhes secundários ou até mesmo que não gerem resultados para a empresa. Isso sem falar em participantes desatentos ao tema por conta das longas e desinteressantes explicações. Por isso, um dos fatores essenciais para realizar uma reunião de trabalho é o planejamento.

Tudo começa com a preparação da reunião. “O interessado, que é quem convida os demais participantes, precisa agendar a reunião com antecedência, informando claramente quais assuntos estarão em pauta e, se houver necessidade, quais informações devem ser trazidas pelos participantes. Informações importantes para a análise dos demais presentes devem ser distribuídas com antecedência. Só as pessoas diretamente envolvidas nos assuntos em pauta devem participar, e deve haver definição de horário de início e de duração prevista para a reunião”, explica Augusto César Campos, administrador, pós-graduado em Gerenciamento de Projetos e autor do blog Efetividade.net.

Campos aponta que a responsabilidade de quem preside uma reunião é grande. “É a essa pessoa que cabe fazer avançar a pauta. Ao mesmo tempo em que evita que discussões secundárias ou colaterais tomem o tempo reservado à discussão, o profissional deve saber reconhecer temas que são relevantes, mesmo sem ter entrado na pauta, e conduzir a discussão produtiva sobre eles, sem perder a atenção ao tempo de duração previsto e alocado para a reunião”, pontua.

Frequência das reuniões

O administrador acredita que a frequência e a duração ideal para reuniões dependem do grupo e das pautas. “É bom lembrar-se da regra de ouro: jamais fazer reuniões para cumprir tabela, nem para disseminar informações que não exijam deliberação. Exceto por exigência externa, o ideal é que elas ocorram quando houver pauta a ser deliberada, e não seguindo um calendário fixo – cujas datas podem ser tarde demais para alguma decisão urgente, ou cedo demais quando não há ainda nenhum assunto a discutir”, destaca.

Ele também lembra que mesmo que determinada atividade exija reuniões periódicas (semanais, quinzenais, mensais etc.), os princípios da eficiência e da razoabilidade indicam que elas só sejam realizadas nos períodos em que houver algum tema relevante em pauta, caso contrário devem ser adiadas ou suspensas.

Ao mesmo tempo, Campos recomenda que sempre que houver reuniões norteadas pelo princípio da eficiência, elas devem ter a duração prevista a partir da extensão e complexidade da sua pauta, e não como um padrão fixo.

Pós-reunião

Outra etapa importante é o pós-reunião. “Deve haver registro não apenas das decisões que forem tomadas, mas também dos principais argumentos a favor e contra. No registro das decisões, é essencial constar detalhes sobre as ações decorrentes e seus responsáveis. O registro deve ser distribuído e validado por todos os presentes, tão cedo quanto possível”, conclui Campos.

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